كيف يوثق مسؤول بالمندوبية المهام الموكلة إلى أعوان يعملون تحت إشرافه؟

يسير العمل الإداري داخل المندوبيات بأسلوبين:
1- أسلوب عفوي / اعتباطي يقوم بمقتضاه المسؤول بتسليم منظوريه من أعوان التنفيذ مذكرات العمل والوثائق الواردة عليه، يدا بيد دون توثيق لعملية التسليم، وهذا الأسلوب معتمد كثيرا في إداراتنا، وتنجز به تكاليف إدارية ومالية وغيرها، غير أن اشكاليات تحصل أحيانا عند ارتكاب أخطاء إدارية، أو حصول تأخير في موافاة الجهات المخاطبة بالعمل المنجز، وإذا فتحت أبحاث إدارية في الغرض يتبادل المسؤول وأعوانه المسؤولية عما حصل، ويجد الباحث الإداري نفسه أمام حقيقة واحدة، وهو أن المسؤول يسيء تنظيم عمله، من حيث تهاونه بالتوثيق الذي هو قاعدة العمل الإداري الكبرى.
2- أسلوب مهني متحرر من المجاملات الزائفة، ويقوم بموجبه المسؤول بمسك سجل إداري مرقم ومؤشر يسجل فيه عمله الإداري مع منظوريه تسليما وتسلما، ويقتضي التوثيق تحديد بيانات أساسية في كل عملية وهي:
* رقم المذكرة الواردة، وتاريخها.
* موضوعها.
* عدد أوراقها.
* تاريخ التسليم.
* اسم العون المكلف ولقبه.
* إمضاء العون المتسلم.
بين الأسلوبين التسييريين فرق كبير، في مؤشرات الحوكمة والقيمة المضافة والمهنية في مباشرة مختلف المهام.

توصية:

أنصح المسؤولين بأن يفعلوا سجل محاضر جلسات مع منظوريهم، يوثقون فيه عملية التكليف بالمهام الإدارية، وجلسات أخرى للتقييم والمتابعة، للضّغط على مدّة الانجاز من جهة، وأخذ الاحتياطات الكافية للتوقي من الأخطاء الادارية وأخطاء التصرّف من جهة أخرى.