كيف تحفظ ذاكرة المندوبية الجهوية؟

نعود إلى طرح هذا السؤال بعد تواتر أخبار ضياع مراسلات وملفات، ولا يعرف مآلها ومن تصرّف فيها، لذا نوجّه إلى النقاط المنهجية التالية:

1-  لا يوجد في المندوبية الجهوية للتربية سوى مكتب ضبط مركزي واحد. ولا يمكن لكل إدارة أو إدارة فرعية أو مصلحة أن تستحدث لنفسها سجلات صادرات وواردات، لأنّ هذا التّشتيت يعقّد عملية تتبع مسار الوثائق والملفات دخولا وخروجا، وفضاءات خزن عديدة مما ليس هو بمتاح.
2- كل مراسلة ترفق بها 3 نسخ لجداول الوثائق، يقع الاحتفاظ بنسخة ويوجه الأصل مع نسخة إلى الجهة المخاطبة، التي تحتفظ لبالأصل وتعيد النسخة مؤشرة من قبلها بالورود. أمّا المراسلات الموجّهة بمنظومات التراسل فإن لها ذاكرة تخزّن كل العمليات، ويسهل الرجوع إليها عند كل اقتضاء.
3- يقع مسك سجل مختوم ومرقم ومفهرس لكل جداول الوثائق الصادرة، وآخر للوثائق الواردة. ويمكن لمكتب الضبط رقمنة كل جداول الوثائق والاتحفاظ بها في محامل رقمية وأخرى افتراضية.
4- كل مصلحة تحتفظ-وجوبا- بنسخة من بريدها مرقما ومؤرخا برقم جدول الوثائق وتاريخه، للرجوع إليه في حالات البحث الإداري أو ضياع الأصل، ويمكن للمصالح أيضا الاستفادة من واقع الرقمنة المتاح، والذي يحميل بتنويع المحامل الرقمية الثابتة والمنقولة والافتراضية.
5- احترام جدول مدد استبقاء الوثائق، وعدم اتلاف الارشيف إلا في أجاله القانونية، وبعد نفاد مدّة نفاذه، ومدة تخزينه.
6- على كل المصالح مسك:
  * جدول أوقات متضمنا مهام كل عون.
  * كراس تنسيق -مرقم ومؤشر- مع بقية المصالح والادارات.