ما هي السجلاّت الإداريّة التي يمسكها مدير مدرسة ابتدائيّة؟

* سجل التّرسيم: ويسمّى كذلك سجل القيد أو سجل التلاميذ، يحيّن في بداية كل سنة دراسيّة وفي نهايتها وعند كل اقتضاء (دخول تلاميذ أو خروجهم)،
ولهذا السجل أهميّة كبيرة لأنّه يُوثّق لفترات التّمدرس بدقّة ويخول لمديري المدارس الابتدائية إصدار شهادات مدرسيّة لطالبيها وخصوصا أولئك الذين غادروا المؤسّسة منذ سنوات عديدة واستحال العثور على ما يثبت فترة تمدرسهم بدقّة، وبالتالي فإنّ واجب السّادة المديرين في مسك هذا السجلّ وفي تحيينه أكيد.
يكون السجلّ مرقّما ومؤشرا (مختومة صفحاته).
يتضمّن سجل التّرسيم أعدادا رتبيّة من 01 إلى ما لا نهاية ...
* سجل الوارد : يحيّن عند كل ورود:
يتضمّن سجل الوارد أعدادا رتبيّة من 01 إلى آخر عدد سجّل في السّنة الإداريّة المنقضية (31 ديسمبر من كل سنة، ويعاد الرقم 01 مع السّنة الإداريّة الموالية، وليس السّنة الدّراسيّة.
يكون السجلّ مرقّما ومؤشرا (مختومة صفحاته).
* سجل الصّادر: يحيّن عند كل صدور:
يتضمّن سجل الصادر أعدادا رتبيّة من 01 إلى آخر عدد سجّل في السّنة الإداريّة المنقضية (31 ديسمبر من كل سنة، ويعاد الرقم 01 مع السّنة الإداريّة الموالية، وليس السّنة الدّراسيّة).
يكون السجلّ مرقّما ومؤشرا (مختومة صفحاته).
* السجلّ التّاريخي:
هو عبارة عن ذاكرة المدرسة، يتضمّن جزئين رئيسيين:
أ ـ بينات الحياة المدرسيّة ومؤشراتها وأسماء أعضاء الأسرة التربويّة...
ب ـ كل حدث يومي يؤثّر على سير الدّروس وتقدّمها ( دروس شاهدة / اجتماعات / بناءات / تعهّدات / وصول هبات أو غيرها / ظروف مناخية أو اجتماعيّة أو أمنية أثّرت في السّير العادي للدّروس.
بعض المديرين يقصرونه على توثيق زيارات لإطار التّفقّد والارشاد.
* السجلّ الذّهبي:
هو عبارة عن ذاكرة المدرسة، يتضمّن
وثيقا لزيارة كبار مسؤولي الدّولة إلى المدرسة، وكلماتهم التي خطّوها في السجلّ لتوثيق الحدث (رئيس / رئيس حكومة / وزير / كاتب دولة / مدير عام / والي).
(كل مسؤولي المندوبية الجهويّة للتربية لا توثّق زياراتهم لأنها جزء من واجبهم اليومي).
يكون السجلّ مرقّما ومؤشرا (مختومة صفحاته).
* سجل تسليم الشّهادات المدرسيّة: يحيّن عند كل إصدار:
يتضمّن بيانات كافية عن المستفيد في أودية (الاسم واللقب / تاريخ الولادة / تاريخ تسلم الشّهادة / سبب الانقطاع).
يكون السجلّ مرقّما ومؤشرا (مختومة صفحاته).
يمكن لمدير المدرسة أن يصدر شهادة ثانية لطالبها بعن أن يوافيه بتصريح على الشرف معرّف بإمضائه لدى السّلط يقرّ فيه طالب الشّهاد أو وليّه إن كان قاصرا بضياع الشّهادة الأصليّة أو تلفها، ويتعهّد بعدم استعمال الشهادتين في صورة العثور على الأصل.
في هذه الحالة يضيف المدير عبارة "نظير .... لأصل عدد كذا بتاريخ كذا.
* سجل تسليم شهادات الحضور: يحيّن عند كل إصدار:
يتضمّن بيانات كافية عن المستفيد في أودية (الاسم واللقب / تاريخ الولادة / تاريخ تسلم الشّهادة / السّبب الذي طلبت لأجله مع الدّعوة إلى تفادي عبارات فضفضة من قبيل للاستظهار بها عند الطّلب أو قصد قضاء الحاجة، فالطّلب أو الحاجة يدقّقان بعبارات من قبيل : قصد ضمّها إلى ملف منحة عائليّة / قصد استخراج بطاقة تعريف وطنيّة / قصد استخراج جواز سفر... ).
يكون السجلّ مرقّما ومؤشرا (مختومة صفحاته).
* سجل العمل اليومي: يحيّن عند كل إصدار، ويحمل إمضاء المستفيدين:
يتضمّن وصفا للأنشطة والمذكّرات والاستدعاءات... التي وقع مدّ المدرّسين بها لاعتمادها، مع ضرورة توالي تواريخها لتكون حجّة إداريّة في صورة نزاع إداري.
يكون السجلّ مرقّما ومؤشرا (مختومة صفحاته).
* دفتر جرد المكتبة: يحيّن عند كل اقتضاء:
يتضمّن جردا لممتلكات مكتبة المدرسة من قواميس وقصص وكتب ومحامل رقميّة ووسائل تعليميّة موازية...
يكون السجلّ مرقّما ومؤشرا (مختومة صفحاته).
* دفتر جرد الوسائل التعليميّة: يحيّن عند كل اقتضاء:
يتضمّن جردا لممتلكات المدرسة من وسائل الإيضاح، والوسائل البيداغوجيّة وغيرها من المعدّات التي تهبها المندوبية أو الوزارة أو يتبرّع بها أولياء التلاميذ أو الجمعيّات والمنظّمات، ويعتمد هذا الدّفتر في عمليّة "تسليم وتسلّم المهام"...
يكون السجلّ مرقّما ومؤشرا (مختومة صفحاته).