ما دلالات التوقيع بالأحرف الأولى على مذكرات العمل ؟

يقصد بالأحرف الأولى حروف مقطّعة هي أوّل الكلمات التي تسمى بها مصلحة أو مسؤول إداري قام بإنجاز العمل أو كلاهما معا (مذكرة / تقرير / وثيقة مالية...).
تكون هذه الأحرف أسفل طالع المذكرة، ويمكن أيضا كتابتها أمام اسم المسؤول المطلوبة تأشيرته.
الهدف من هذا التوقيع الرمزي:
أ- تحديد جهة الانجاز للتعريف بها، وسرعة الرجوع إليها عند الاقتضاء.
ب- الإقرار بأن العمل قد أنجز بعلم الموقّع وموافقته.
غير أن هذا التوقيع لا يسقط المسؤولية عمّن أشّر الوثيقة وأمضاها في حالات ارتكاب أخطاء إدارية أو أخطاء تصرف على معنى الفصل 113 من القانـون الأساسي عدد 41 لسنة 2019 المؤرخ في 30 أفريل 2019 والمتعلق بمحكمة المحاسبات، لأنّ المسؤول الذي يؤشر على تأدية النفقات، أو محاضر القبول، أو المذكرات ثم يتبين تاليا أنها تتضمن أخطاء أو اختلاسات أو سوء تصرّف، لا يعصمه التوقيع بالأحرف الأولى من مسؤولية ما حصل، وقد تأكّد ذلك من قرارات دائرة الزجر المالي كما في التالي:
 يتولّى الآمر بالصّرف تصفية النّفقة وتحمل عليه تبعا لذلك مسؤوليّة التثبّت في شرعيّة مستندات النّفقة والتّحرّي في المبالغ المضمّنة بها ومدى استحقاق أصحابها للمبالغ المدرجة بها من خلال مقارنتها بالأسعار المتّفق عليها في إطار الاستشارة المسبقة.
 لا يمكن لآمر الصّرف التّعلّل بعدم علمه ببعض الفواتير، ذلك أنّه مكلّف بعقد النّفقات ممّا يجعله بالضّرورة على بيّنة بالنّفقات التي تولّى عقدها فضلا عن مسؤوليّته في الاحتفاظ بالوثائق والمستندات المثبتة لتلك النّفقات إلى أن يصدر أمر بصرفها يحيله إلى المحاسب مصحوبا بجميع المؤيّدات.
 تقتضي قاعدة العمل المنجز وجوب تأكّد آمر الصّرف من إنجاز الأشغال أو الخدمات أو استلام المواد قبل الإذن بخلاصها.  
 إنّ التّأشير على الفاتورة يقوم مقام التّصديق عليها وتنعقد معه المسؤوليّة في الإذن بخلاص المبالغ المضمّنة بها.  
 إنّ إمضاء الوثائق والمستندات، وخاصّة منها تلك التي يترتّب عنها أثر مالي، يقتضي من صاحب الإمضاء التّثبّت في محتوى تلك الوثائق ومشروعيّتها، ذلك أنّ الإمضاء، فضلا عن كونه يكرّس تحديد المسؤوليّة، فهو إقرار بالشّيء، يستوجب دراسة مسبقة وإلماما بالموضوع وإعمالا للرّأي فيه.

وعليه فإنّنا نوجّه المسؤول صاحب التأشيرة إلى ما يلي:
1- التوقيع على مختلف الوثائق بحضور العون أو المسؤول الذي أعدّها.
2- طلب توضيحات فورية حول معطياتها ومحتواها.
3- طلب مستندات وقع اعتمادها في الانجاز.
4- قراءة الوثائق وعدم التوقيع عليها دفعة، وكأن محتواها سليم، ولا تشوبه شائبة