كيف يحوكم المندوب ملف التعليم الخاص؟

تبعا لعدد المؤسسات التربوية الخاصة يمكن تكليف عون او عونين بمسك الملف.
يضمن المندوب في جدول المهام التكليف بما يلي:
إفراد كل مؤسسة تربوية خاصة بملف يتضمن الوثائق التالية 1 - الملف الأصلي ( بطاقة ارشادات المؤسسة / بطاقات ارشادات اطارها وعملتها / نسخة مت قرار الفتح / نسخ من قرار تعيين المدير )
2 - الملف العقاري ويتضمن نسخة من سند الملكية او عقد تسوغ / نسخة من الاصميم الهندسي للبناء
/ نسخة سخة من شهادات المعاينة الخاصة بها /
3  -  متفرقات: وتشمل نسخ المراسلات الادارية الموجهة إلى المؤسسة والواردة منها / نسخ من تقارير زيارات المتابعة والتفقد الاداري والمالي والصحي والبيداغوجي.
كما يتم تخصيص علبة أرشيف لتوثيق محاضر مجالس الأقسام لاخر السنة الدراسية.
يمسك العون ملف زيارات المتابعة التي يقوم بها مسؤولو المندوبية لمتابعة سير العمل بالمؤسسات التربوية الخاصة خلال الأسبوع المغلق.
يمسك العون سجل المصادقة على الشهادات المدرسية ويكون مرقما ومؤشرا ومتضمنا للأودية التالية:
اسم التلميذ ولقبه /  رقم ب ت و  /  تاريخ تسليم الشهادة المدرسية / المؤسسة التربوية / المستوى الدراسي / اسم ولقب المدير الذي أمضاها / تاريخ المصادقة عليها / اسم العون المنجز للمصادقة / تاريخ تسليم الشهادة المصادق عليها / امضاء المستفيد.
يوجه العون في مفتتح كل سنة دراسية مذكرة ممضاة من المندوب تطالب مديري المؤسسات للتربوية الخاصة بمد مصالح المندوبية بقائمة اطارات المؤسسة واعوانها ومدرسيها مع بطاقات عدد 3 ونسخ من بطاقات التعريف الوطنية والشهائد العلمية.
يعد العون ملف المؤسسة التربوية المزمع عرضها على اللجنة الاستشارية للمؤسسات التربوية الخاصة لتغيير مدير أو لتأديب