تسجل ابحاث وعمليات تدقيق اخطاء عديدة في ملف الغيابات ذات الامد الطويل، بعضها عن عدم حرفية، وبعضها عن جهل بالقانون، ولكن توجد اخطاء سببها تلاعب أو سوء تصرف، لذا نقترح الاجراءات التالية:
* مسك سجل تنسيق مع مكتب رخص الغياب
* مسك سجل لمحاضر الجلسات ويكون مرقما ومؤشرا من المندوب الجهوي للتربية. وإذا كان المحضر عبارة عن مطبوعات فينبغي تضمينها بيانات كافية عن الجلسة وتاريخها ومكانها وتوقيتها وموضوعها واعضائها الحاضرين، ثم يعرض المحضر على الاعضاء للامضاء في نهاية الجلسة ولا يؤجل ذلك لأي داع.
*مسك ملف فرعي به نسخ من بطاقة ارشادات محينة ونسخ من مطالب العطل طيلة  365 يوما ومؤيداتها. والتقارير السرية السابقة والخاصة ببالجلسة، ويضيف ايضا القرارات الادارية والمالية التي تهم الحالة.
* توجيه طلبين اسبوعيا عبر منظومة عليسة او بواسطة كراس تنسيق الى مكتب الرخص قصد موافاته بالتالي:
1- حالات الغياب التي عقبت عطل استراحة.
2- حالات الغياب التي تجاوزت 30 يوما في 365 يوما الاخيرة.
3- حالات تمديد الغياب لداعي للمرض طويل الأمد وشهادات برء لمن ينوون استئناف عملهم إثر عطلة مرض طويل الأمد.
4- تقارير المراقبة الطبية المجراة على اعوان يتمتعون بعطل مرض طويل الأمد.
في ضوء هذا التقرير يقوم العون الاداري المكلف بعطل المرض طويل الامد باعداد ملفات كل حالة وملء استدعاء لأعضاء اللجنة الطبية الجهوية للنظر في الحالات، وللجنة ان تجتمع لدراسة حالة او حالتين لذا فإنه ليس من الحوكمة تكديس الملفات بدعوى تجميعها.
يكون العون الاداري الماسك لملف الغيابات طويلة الأمد هو نفسه مقرر جلسة اللجنة الطبية، ويقع على عاتقه التنسيق مع المصالح في الادارة الفرعية للموارد البشرية والادارة الفرعية للمالية لتفعيل قرارات اللجنة الجهوية، كما يتحمل مسؤولية توجيه المراسلات الادارية الى الاعوان العموميين المحالة ملفاتهم على اللجنة الطبية الحهوية قصد إعلامهم عن طريق رؤسائهم المباشرين او المسؤولين المباشرين بالقرارات المتخذة في شانهم.
* يحتفظ العون الاداري بنسخ من قرارات اللجنة الجهوية ومن قيامه بالاعلام.
* يعلم العون رئيس مصلحة التصرف في الاعوان المعني -كتابيا- بكل خلل في وضعية الاعوان المحالة ملفاتهم على اللجنة الطبية الجهوية، وفي نفس الوقت يعلم المدير المساعد للموارد البشرية ويحتفظ بما يوثق الاعلامين.
وفي صورة عدم تلقيه تعليمات قانونية وواضحة للتعاطي مع الابلاغ في اجل معقول (أسبوع) فإنه يعلم كاتب عام المندوبية بالحالة. ثم المندوب الجهوي للتربية.
وفي صورة ثبوت بطء المسؤولين او تكتمهم فإن اعلام الهياكل المركزية بالوزارة لا يمثل اخلالا بقاعدة التسلسل الإداري.
* يتحرى العون الماسك للملف من الأخطاء الماصلة بالسر المهتي او بالمعطيات الشخصية.