كيف يسير المندوب المرفق العمومي ؟

يقوم المندوب الجهوي للتّربية بفتح البريد الإداري الوارد عليه، وبعد قراءته قراءة واعية للإحاطة بالمطلوب فيه، يقوم بــ :
1. تسجيل الأطراف الإداريّة المعنيّة في المندوبية بالبريد (أمر / قرار / منشور / مذكّرة / مراسلة...)، في فراغ أعلى الوثيقة، وبخطّ مقروء، ويمضي، أمّا المعنيّون بها فقسمان:
1. جهة أو جهات الإنجاز، ويسجّل عبارة (إدارة كذا، أو مصلحة كذا وينصّ على عبارة "للإنجاز".
2. جهة كذا أو عبارة بقيّة المصالح "للإعلام".
ثم يكتب عبارة "للتّعليق" في سبّورة إعلانات في فناء المندوبيّة بالنّسبة إلى المسائل ذات الصّبغة التّرتيبية العامّة أو الّتي تهمّ تنظيم المصالح والعمل الإداري بالمندوبية، أو التّوقيت الإداري الموسمي، أو المناظرات أو العطل المدرسيّة...
ملاحظـــة:
       يُنصَح المندوب الجهوي للتّربية بتوسيع دائرة جهات الإعلام في المسائل العامّة الّتي ترتبط خاصّة بالحياة المدرسيّة، وبالعطل الرّسميّة وبالامتحانات وبالمناظرات المدرسيّة وبالامتحانات المهنيّة وبمناظرات الانتدابات الدّاخليّة والخارجيّة وبالتّرقيات المهنيّة وبالقانون الإداري... لضمان تفاعل كلّ إطارات المندوبيّة مع تلك المحطّات المختلفة في الجلسات الدّوريّة للمجلس، وتحيين معرفتهم بالقانون الإداري.
2. يقوم لاحقا بــ :
● إحالة البريد الممضى على "الكتابة الخاصّة" لتسجيله في دفتر الواردات، أو في المنظومة الخاصّة بذلك، ثمّ تسجيله بعد ذلك في "سجلّ التّنسيق بين المصالح"، حيث تُفرد كلّ إدارة وإدارة فرعيّة ومصلحة بصفحات خاصّة بها، وتُقسّم صفحات سجلّ التّنسيق بين المصالح أودية فيها التّنصيصات الوجوبيّة التّالية: (عدد رتبي / رقم المراسلة / تاريخ إصدارها / الجهة الواردة منها / عدد أوراقها / تاريخ التّسليم / جهة التّسلّم / إمضاء جهة التّسلّم / ملاحظات).
● تتولّى الكتابة الخاصّة ـ بعد إنهاء مختلف عمليّات التّوثيق ـ الاحتفاظ بأصل المراسلة (إذا لم تكن فيها وثائق شخصيّة تخصّ أعوانا عموميّين)، وتوجيه نسخة منها إلى جهات التّسلّم والإنجاز.
● تتولّى حجابة المندوب نقل البريد الإداري مصحوبا بسجلّ التّنسيق بين المصالح، للتّوثيق الفوري لعمليّة التّسليم.
● يتولّى المسؤول الأوّل في الإدارة المكلّفة بالإنجاز تسلّم البريد الإداري، ثمّ يقوم بدوره بتوزيعه على رؤساء المصالح ـ إن وجدوا ـ أو على الأعوان مباشرة في صورة عدم وجود رئيس مصلحة، ويعتمد في عمليّة التّسليم "سجلّ تنسيق فرعي" يخصّ إدارته أو مصلحته، للرّجوع إليه في حالات الأبحاث الإداريّة والماليّة أو بمناسبة المتابعة الدّوريّة للمنجز الإداري.
        ومن الإجراءات غير القانونيّة المعمول بها في بعض المندوبيّات، اعتماد كلّ إدارة أو إدارة فرعيّة على مكتب ضبط خاصّ بها، يوثّق التّراسل الإداري بالتّوازي مع مكتب الضّبط المركزي، وهذا المجهود الإضافي يمكن اختزاله في سجلّ فرعي للتّنسيق بين الهياكل الإداريّة الدّاخليّة.
● المسؤول الأوّل في الإدارة أو في المصلحة هو من يتولّى، التّحري في دقّة المنجز، ثمّ ينقله بنفسه في دفتر التّوقيع -parapheur- مؤشّرا بالاطّلاع من قبله إلى المندوب الجهوي، حتّى يقدّم له إيضاحات كافية حول المنجز، وحيثيّات الإنجاز، أو أيّ معطى يطلبه المندوب منه.
        ولا يوقّع المندوب على المنجز الإداري أو البيداغوجي أو المالي إلاّ بعد أن يحصل له اقتناع تامّ بسلامة الإجراءات، واكتمال الوثائق المظروفة في المنجز. وقد ورد في دليل المتصرّف العمومي لاجتناب أخطاء التّصرّف: "الإمضاء يكرّس المسؤوليّة وهو إقرار بالشّيء وبإعمال الرّاي فيه وبالتّالي لا يمكن التّفصّي من تبعاته بدعوى تراكم الوثائق أو تأكّد الحاجة".
● ينصح المندوب الجهوي للتّربية بإصدار مذكّرة داخليّة وتعليقها في فضاءات مختلفة من المندوبيّة (الكتابة الخاصّة، حجرة الحارس، سبّورة الإعلانات، مكتب الحجابة، مكتب العلاقات مع المواطن...) يحدّد فيها ساعة يوميّا لاستقبال المواطنين، للاستماع إلى مشاغلهم، وإحالتهم على المسؤولين المعنيّين، لأنّ عدم برمجة تلك الحصّة أو عدم التّصريح بها يسبّب هدرا كبيرا للوقت الإداري الّذي يُصرف أكثره في توجيه مراجعي الإدارة إلى حيث المصلحة المسؤولة عن خدماتهم، وهو عمل تقوم به الحجابة أو "مكتب العلاقات مع المواطن" .
كما يصدر تعليماته إلى منظوريه من إطارات وأعوان للقيام بواجبهم في خدمة مراجعي الإداري، وإنجاز معاملاتهم في أحسن الآجال . وهذه الحوكمة رهان استراتيجي من مظاهره تشريك المتعاملين مع الإدارة في تقييم أدائها وخدماتها .